Informationen zum Datenschutz nach Art. 13,14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten
Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,
wir freuen uns über dein Interesse an unserem Unternehmen. An dieser Stelle informieren wir dich nach den Vorgaben der Art. 13,14, und 21 DSGVO über die Verarbeitung der von dir im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und deine diesbezüglichen Rechte.
Du kannst die Erklärung nachfolgend als PDF herunterladen:
Diese Erklärung erläutert Folgendes im Detail:
Für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens ist dein erster Ansprechpartner immer die Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH. Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist aber das Unternehmen, bei dem du dich beworben hast:
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Otto-Hahn-Straße 12
40670 Meerbusch
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Wienerbergstraße 11
Turm A, 18. OG, 1100 Wien
Kyocera Document Solutions Europe B. V., Zweigniederlassung Deutschland
Otto-Hahn-Straße 12
40670 Meerbusch
AKI GmbH
Berliner Platz 9
97080 Würzburg
ALOS GmbH
Dieselstraße 17
50859 Köln
A. Nutzung des Karriereportals. Bei der Nutzung des Softgarden-Bewerbermanagementsystems verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten, die mit der Nutzung in Verbindung stehen (sog. Nutzungsdaten). Dies geschieht entweder auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder einer gesetzlichen Erlaubnis nach Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG. Durch individuelle Einstellungen in deinem Webbrowser, die Konfiguration der entsprechenden Cookie-Einstellungen sowie dein Nutzungsverhalten kannst du den Umfang der Verarbeitung selbst bestimmen und kontrollieren.
Nach Konfiguration von Benutzernamen und Passwort kannst du im Karriereportal einen Account einrichten und verwalten. Du kannst über die Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen im Karriereportal nutzen und deine individuellen Einstellungen vornehmen (z.B. die Aufnahme in einem Talentpool). Wir nutzen das Karriereportal, um eingehende Bewerbungen effizient und zügig zu managen. Hierzu sind wir auf Grund von berechtigtem Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO berechtigt.
A. a. Besuch des Karriereportals. Zu Betriebs- und Wartungszwecken sowie im Einklang mit den telemedienrechtlichen Bestimmungen werden Interaktion aufgezeichnet („Systemprotokolle“), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtswidriges Nutzungsverhalten zu analysieren („Beweisfunktion“). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO sowie das Telemedienrecht.
A. b. Session-Cookies. Wir speichern sogenannte „Cookies“, um dir einen
umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung des Karriereportals komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe deines Internetbrowsers auf deinem Rechner gespeichert werden. Wir setzen in unserem Karriereportal das „Cookie“ JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dadurch kann dein Rechner wiedererkannt werden, wenn du auf unsere Webseite zurückkehrst.
A. c. Bewerbungsprozess. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten, um den jeweils besten Kandidaten für eine Stelle zu ermitteln. Soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ist für eine bestimmte Verarbeitung deine Einwilligung erforderlich (z.B. zur Überprüfung von Referenzen), wird diese gesondert und ausdrücklich bei dir eingeholt, sofern diese sich nicht nach dem Transparenzgebot aus einem schlüssigen und freiwilligen Verhalten deinerseits ergibt (wie z.B. die freiwillige Teilnahme an einem Videointerview). Darüber hinaus sehen wir uns unter Umständen deine Social-Media-Profile sowie sonstige öffentliche Informationen zu Deiner Person an oder führen, sofern es erforderlich und für die Stelle, auf die du dich beworben hast, relevant ist, eine Hintergrundprüfung durch. Rechtsgrundlage sind dabei Art. 6 Abs. 1 lit. a und f DSGVO. Wenn wir deine Bewerbung an ein von uns beauftragtes Institut für Personal- und Unternehmensberatung weitergeben, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
A. d. Kandidat:innen-Screening. Wenn du dich auf eine Führungsposition
beworben hast, werden wir deine personenbezogenen Daten in einem Gutachten verarbeiten. Dies ermöglicht uns eine Einschätzung, welche gezielten Förderungsmaßnahmen gegebenenfalls erforderlich sind, um dir einen erfolgreichen Start als Führungskraft zu ermöglichen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
A. e. Lebenslauf-Analyse mit Textkernel. Wir verarbeiten und analysieren von dir hochgeladene Dokumente mittels KI-Technologie, um Lebenslaufdaten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu überführen (sog. „CV-Parsing“ mit Textkernel). Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
A. f. Feedback Modul. Zum Zwecke der Weiterentwicklung und Optimierung des Recruiting- und Bewerbungsprozesses sowie des Unternehmensimages bitten wir dich ggf. nach einem Interview sowie 3 Monate nach deiner Einstellung um die Abgabe deines Feedbacks. Die Teilnahme erfolgt nur mit deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
A. g. Abonnement von Stellenanzeigen „Job-Abo“. Um über neue
Stellenangebote informiert zu werden, kannst du den Job-Newsletter abonnieren oder dir auf dem Karriereboard passende Stellen bei uns anzeigen lassen (RSS-Feed). Rechtgrundlage hierfür ist deine Einwilligung in den Erhalt des Newsletters nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Über das RSS-Feed selbst werden keine personenbezogenen Daten zur Information über neue Stellenanzeigen verarbeitet.
A. h. Talentpool. Im Rahmen deiner Bewerbung oder über die Schaltfläche „In Kontakt treten“ hast du die Möglichkeit, dich für unseren Talentpool zu registrieren. Hierdurch kannst du automatisch für weitere Stellenausschreibungen, mithin für ähnliche oder anderweitig passende Positionen berücksichtigt werden. Die Aufnahme in den Talentpool erfolgt nur mit Deiner Einwilligung (Opt-In-Link) nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
A. i. Terminplanung „Cronofy“. Wir nutzen einen in das Karriereportal
integrierten Dienst zur Terminplanung und -einladung, um die Terminplanung in unser Bewerbermanagementsystem zu integrieren und um Bewerbungsgespräche und andere Termine effizienter planen und verwalten zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
A. j. Social Share Buttons. Du hast die Möglichkeit, die Jobanzeigen auf
verschiedenen sozialen Netzwerken zu teilen. Dafür werden pro Netzwerk
unterschiedliche Buttons angeboten. Nach dem Klick auf einen der Buttons wirst du auf die jeweiligen Netzwerke verwiesen und gelangst dort auf deren Anmeldeseiten. Diese Buttons sind keine Plug-Ins und übertragen keine personenbezogenen Daten direkt an die Betreiber der sozialen Netzwerke.
Derzeit können die Stellenanzeigen auf folgenden Sozialen Netzwerken geteilt werden:
Facebook (https://de-de.facebook.com/privacy/explanation)
Twitter (https://twitter.com/de/privacy)
LinkedIn (https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?trk=uno-reg-join-privacy-policy)
Xing (https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung).
Unter den angegebenen Links kannst du erfahren, wie die genannten Sozialen Netzwerke deine personenbezogenen Daten verarbeiten. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch die Sozialen Netzwerke. Rechtsgrundlage für die statistische Analyse und Reichweitenmessung von Stellenanzeigen ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit f) DSGVO).
B. Einstellungsverfahren. Wenn deine Bewerbung erfolgreich ist, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten, damit wir dir eine Stelle anbieten, du ein Arbeitsverhältnis mit uns aufnehmen und wir dich als neuen Mitarbeiter begrüßen können. Soweit dies für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO.
C. Rechtliche Gründe. Mitunter müssen wir Deine Daten zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen verwenden oder um geltende gesetzliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Soweit wir Deine Daten auf Grundlage von unserem berechtigten Interesse
verarbeiten, haben wir eine umfassende Bewertung Deiner grundlegenden Rechte und Freiheiten und unserer berechtigten Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen fortlaufend deren Ausgewogenheit. Möchtest Du der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses dennoch widersprechen oder möchten Du eine uns erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, verweisen wir Dich auf den Abschnitt „Deine Rechte“ unten.
A. a. Besuch des Karriereportals. Dein Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisch die folgenden Daten: Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Menge der gesendeten Daten und IP-Adresse des Zugriffs.
A. b. Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Deines Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen.
A. c. Bewerbungsprozess. Wir verarbeiten nur Daten, die im Zusammenhang mit deiner Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu deiner Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Angaben zu deiner beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung bereitstellst (z.B. Profile in sozialen Netzwerken, Dokumente wie Bewerbungsfotos, Anschreiben, Zeugnisse etc.).
A. d. Kandidat:innen-Screening. Hier verarbeiten wir die von dir in deinen
Bewerbungsunterlagen angegebenen personenbezogenen Daten sowie die
personenbezogenen Daten, welche du in den mit dir geführten modularen Interviews angibst.
A. e. Lebenslauf-Analyse mit Textkernel. Hier verarbeiten wir nur die von dir in deinem Lebenslauf angegebenen personenbezogenen Daten.
A. f. Feedback Modul. Im Rahmen des Feedbackmoduls werden Kontaktdaten (Name, E-Mail), Positionstitel der Stelle, auf die du dich beworben hast, Standort der Position, Jobkategorie und Bewerberkennung automatisch verarbeitet. Das Feedbackselbst wird anonymisiert in der Datenbank hinterlegt. Ein Personenbezug wird nicht hergestellt. Neben einer Sterne-Bewertung einzelner Fragen hast du hier die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen. Bitte gib keine personenbezogenen Daten im Kommentar an.
A. g. Abonnement von Stellenanzeigen „Job-Abo“. Für das Abonnement ist die Angabe deiner Email-Adresse erforderlich. Du kannst das Abo durch Angaben zur gewünschten Tätigkeit sowie zum Standort näher definieren.
A. h. Talentpool. Wenn du dich über die Schaltfläche „In Kontakt treten“ für den Talentpool registrierst, fragen wir die folgenden Angaben ab: Anrede, akademischer Titel (optional), Vor-, Nachname, E-Mail-Adresse, im Interesse stehende Jobfelder, momentane Karrierestufe, bevorzugte(r) Standort und Xing-Profil oder Lebenslauf.
A. i. Terminplanung „Cronofy“. Sollten wir dich über diese Funktion zu einem Termin einladen, erhältst du eine über unseren Vertragspartner Cronofy erstellte Termineinladung per E-Mail. Dadurch werden deine E-Mail-Adresse sowie Titel des Termins, eine Beschreibung und ein Ort, an dem der Termin stattfinden soll, an Cronofy übermittelt.
B. Einstellungsverfahren. Wir verarbeiten nur Daten, die im Zusammenhang mit deiner Einstellung stehen. Dies können z.B. allgemeine Daten zu deiner Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Renten- oder Versicherungsdaten sein.
Neben den Daten, die du uns zur Verfügung gestellt hast, verarbeiten wir
gegebenenfalls personenbezogenen Daten zu deiner Person, die wir über folgende Quellen erhalten:
Die Weitergabe deiner personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich an:
Die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum.
A. Nutzung des Karriereportals.
A. a. Besuch des Karriereportals. Da diese Daten nicht der unmittelbaren
Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements dienen, wirst du entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen (etwa zu Beweiszwecken) keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.
A. b. Session-Cookies. Der Session-Cookie wird gelöscht, wenn du dich aus dem Karriereportal ausloggst oder den Browser schließt.
A. c. Bewerbungsprozess. Wir speichern deine personenbezogenen Daten,
solange dies für die Entscheidung über deine Bewerbung erforderlich ist. Wir löschen deine personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen nach maximal 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (zB. Nach Bekanntgabe der Absageentscheidung), sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern deine personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung
von Rechten für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.
A. d. Kandidat:innen-Screening. Wir speichern deine personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über deine Bewerbung erforderlich ist. Wir löschen deine personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen nach maximal 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (nach Bekanntgabe der Absageentscheidung), sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern deine personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.
A. e. Lebenslauf-Analyse mit Textkernel. Deine Daten werden nach der
Verarbeitung aus dem Zwischenspeicher bei Textkernel gelöscht.
A. f. Feedback Modul. Das anonymisierte Feedback wird dauerhaft in der
Datenbank hinterlegt.
A. g. Abonnement von Stellenanzeigen „Job-Abo“. Du kannst deine
Einwilligung zum Erhalt des Job-Newsletters jederzeit über den Abmeldelink im Newsletter widerrufen (Opt-Out).
A. h. Referral Manager. Die Daten werden analog zum regulären
Bewerbungsverfahren verarbeitet und gelöscht.
A. i. Talentpool. Wenn du dich für den Talentpool registrierst, werden wir deine personenbezogenen Daten für maximal ein Jahr nach Registrierung oder nach Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens aufbewahren.
B. Einstellungsverfahren. Hast du dich erfolgreich beworben und wurdest
eingestellt, speichern wir deine personenbezogenen Daten soweit erforderlich und zulässig in unseren Personalakten. Diese werden in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsfristen in unserer Datenschutzrichtlinie aufbewahrt.
Wir möchten dich über deine gesetzlichen Rechte als von einer Datenverarbeitung betroffenen Person informieren.
Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO Du hast das Recht darüber informiert zu werden, ob wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang.
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO Du hast das Recht, die
unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung deiner personenbezogenen Daten von uns zu verlangen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die dich betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wenn du bei uns ein Konto eingerichtet hast, dann hast du die Möglichkeit, deine personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen.
Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO Du hast das Recht, die unverzügliche Löschung deiner personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn du deine Einwilligung zur Verarbeitung widerrufst oder dein widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn du bei uns ein Benutzerkonto hast, kannst du dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden deine personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht.
Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO Du hast das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen.
Dies sind:
(1) die von dir geforderte Überprüfung der Richtigkeit deiner personenbezogenen Daten dauert dir zu lange
(2) anstelle der Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten forderst du deren eingeschränkte Verarbeitung
(3) du benötigst personenbezogene Daten für
Gerichtsverfahren
(4) wir überprüfen, ob unser rechtmäßiges Interesse an der
Verarbeitung deinen Widerspruch überwiegt
Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO Wir sind verpflichtet, allen
Empfängern, denen deine personenbezogenen Daten offengelegt wurden,
mitzuteilen, wenn du dein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gegenüber uns geltend gemacht hast.
Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO Du hast das Recht, deine uns
überlassenen personenbezogenen Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anzufordern, um diese an andere Dienstleister weiterzugeben.
Recht auf Beschwerde nach Art. 77 DSGVO Du hast das Recht, bei einer
Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung deiner
personenbezogenen Daten bei uns einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Soweit die Verarbeitung deiner
personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, hast du das Recht, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns jederzeit aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Aufgrund Deines Widerspruchs stellen wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe geltend machen, die deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen deine personenbezogenen Daten für Gerichtsverfahren.
Widerrufsrecht nach Art. 7 DSGVO Sofern die Verarbeitung deiner
personenbezogenen Daten auf Grundlage deiner Einwilligung erfolgt, hast du das Recht, diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Dazu kannst du eine entsprechende E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) senden. Wir löschen deine personenbezogenen Daten dann dauerhaft aus unserer
Datenbank, sofern nicht gesetzliche Vorgaben entgegenstehen.
Wir bei KYOCERA Document Solutions verfügen über ein Netzwerk von
Datenschutzfachkräften einschließlich Datenschutzbeauftragten, die dir bei Fragen gern weiterhelfen. Wenn du eines deiner Rechte ausüben möchtest oder eine Frage zu dieser Datenschutzerklärung hast, setze dich per E-Mail mit uns in Verbindung oder schicke uns einen Brief.
Die Bereitstellung deiner personenbezogenen Daten im Rahmen des
Bewerbungsprozesses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Du bist somit nicht verpflichtet, Angaben zu deiner Person zu machen.
Bitte beachte jedoch, dass deine die Bewerbung betreffenden personenbezogenen Daten für unsere Entscheidung über die Einstellung bei uns erforderlich sind. Wir empfehlen dir, im Rahmen deiner Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.
Wenn du den Einsatz von „Cookies“ nicht wünschst, kannst du das Speichern von „Cookie“ auf deinem Rechner durch entsprechende Einstellungen deines Internetbrowsers verhindern. Bitte beachte, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können.
Sollte sich unsere Hinweise zum Datenschutz ändern, veröffentlichen wir dies auf unserer Website unter Angabe des Änderungsdatums.
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